BLOG - Elmar JILKA

Ist Corona das Fokushima der Arbeitswelt

Ist Corona das Fokushima der Arbeitswelt oder sind es die Versäumnisse der Vergangenheit?
Der #MobileDigitalWorkplace ist auf einmal für alle relevant und erforderlich geworden – Politiker werfen das Schlagwort als die Lösung in die Menge “Arbeiten Sie von zu Hause”. Geht das denn binnen weniger Tage? Können Unternehmen so schnell ihre Organisation umstellen, Prozesse ändern, Technik implementieren? Wie kommen Mitarbeiter damit zurecht? Welche wirtschaftlichen Ergebnisse werden erreicht? Security?

Dies möchte ich als #Mobility & #CyberSecurity #Experte kurz in einfacher verständlicher Form näher bringen.

In strukturierter Form lässt sich vieles leichter erkennen, annehmen und umsetzen, daher darf ich gleich zu Beginn mit einem Überblick anfangen
1. Wieso soll “Corona das Fokushima der Arbeitswelt” sein?
2. Was ist ein #MobileDigitalWorkplace
3. Wenn der Staat den Change Prozess für Unternehmen einleitet
4. Digital Revolution – Evolution wäre wohl besser
5. Wieviel Technik braucht es?
6. Sind die Mitarbeiter nun produktiv?
7. Wurde die Situation durch AdHoc Arbeitsplätze zu Hause verbessert und gelöst?
8. Wie sicher und DSGVO konform sind nun Ihre Daten?
9. Lernen wir daraus?
10. Wie sieht der nächste Schritt aus?

Vorab darf ich mit etwas positiven anfangen – dem Freitag den 13 – der Tag an dem sich auf einmal alles änderte und mein persönliches Steckenpferd ‘MobileDigitalWorkplace in aller Munde ist.

1. Beschäftigen wir uns mit der Eingangsfrage “Ist Corona das Fokushima der Arbeitswelt?”
Analysieren wir die Frage, das geht ja ganz einfach CORONA=Virus FOKUSHIMA=permanente radioaktive Verseuchung unseres Planeten, die weit über unsere Generationen hinaus nie mehr gelöst werden kann https://www.tagesschau.de/ausland/fukushima-jahrestag-105.html ARBEITSWELT=Vielfältig, verteilt, für jeden unterschiedlich. Ab dem heutigen Tag ist jedem klar geworden, dass es kein Schwarz/Weiß gibt, die Arbeit weitergeht, die Wirtschaft funktionieren muss und jeder in unserer Gesellschaften und darüber hinaus davon betroffen ist. Corona ist bekanntlich ja ein Virus für den es keinen Virenkiller gibt, somit habe wir Ungewissheit, die Planbarkeit reduziert sich (Danke an Prof Hengstschläger für den spannenden Vortrag in Wien) und die Freiheit ist ein Stück verloren gegangen.
Unsere Wirtschaft, Unserer Arbeitswelt erfordert durch das Ungewisse nun Flexibilität, Bauchgefühl und Fakten wo es Fakten gibt. Vielleicht ist es der Beginn von Innovation der viele Personen, sei es Experten, Anwender, Manager zum Umdenken bewegt und wieder Platz für mutige Entscheidungen, herausfordernde Budgets lässt, der Mitarbeiter motiviert und Werte an die ersten Stellen rückt und das Geld vom Thron den “One and only” stürzt.

Faktisch gesehen wurde gerade bei sämtlichen Betrieben auf einmal alles geändert – Heimarbeitsplätze, Zugriffe auf Unternehmensdaten, Kurzfristigkeit der Bereitstellung, Mitarbeiter wurden zum zentralen und wichtigen Thema. Somit wurde ein Change Prozess angestoßen, dazu jedoch mehr im dritten Punkt.

Risikobewertungen werden deren Bewertungssysteme werden nun sicher neu gedacht werden.

2. Was ist ein #MobileDigitalWorkplace
An jedem beliebigen Ort/Zeit, die Arbeitsabläufe (Prozesse) optimal zu unterstützen, die Informationen ideal in Größe und Geschwindigkeit dazuzustellen, auf relevante Unternehmensdaten direkt zuzugreifen bzw. zu bearbeiten und natürlich zu den festgelegten Sicherheitsstandards bei einfachster Bedienung für den Anwender damit arbeiten zu können.
Jetzt kann man natürlich darüber diskutieren, ob ein Notebook mit VPN Zugang ins Unternehmen eine ideale Lösung ist. EIn #MobileDigitalWorkplace kann ein Tablet, ein Smartphone, ein Notebook ein CloudService-Website sein, kann der private PC werden. Faktisch ist es immer ein Anwender der in einem Prozess Hardware und Software nutzt. Das Wort #Digital verändert es jedoch, denn digital bedeutet #vernetzt #automatisiert und #nopaper. Daraus leitet sich ab, dass der mobile digitale Arbeitsplatz sehr viel mit #Data und der Verarbeitung innerhalb eines technischen #prozesses zu tun hat. Vielleicht werden Daten sogar durch künstliche Intelligenz (früher sagte man BI oder Business Intelligence) aufbereitet und dargestellt. In jedem Fall ist bei Technik immer IT gemeint, denn ohne IT geht digital nicht. In Schulen in Deutschland ist diese Erkenntnis mittlerweile durchgedrungen und IT als Grundlagenfach für alle erklärt worden. Begriffe wie Verschlüsselung, BlockChain, Transaktion sollten heute jedem klar sein, da die für das heutige Leben unumgänglich ist.
Wir sehen also der #MobileDigitalWorkplace ist eine umfangreiche Sache mit vielen Facetten und kann eine große Chance für Unternehmen sowie Mitarbeiter bieten.

3. Wenn der Staat den Change Prozess für Unternehmen einleitet
Spannend ist, wenn der Staat die Freiheit etwas einschränkt, Empfehlungen ausspricht von zu Hause zu arbeiten, Gebiete abriegelt und Unternehmen schlagartig zu Maßnahmen zwingt. Der letzte große noch immer anhaltende Change ist die Datenschutzgrundverordnung DSGV (GDPR) die bis heute umgesetzt wird bzw. werden muss, da es ansonsten zu einem wirtschaftlichen Schaden für Unternehmen kommt – vom Image mal abgesehen. Der 13.März 2020 ist nun zum #MobileDigitalWorkplace Startdatum geworden und in Kraft getreten, ab nun geht es um die kontinuierliche Umsetzung, Verbesserung und den Ausbau.

4. Digital Revolution – Evolution wäre wohl besser
Keine Sorge es bleibt bei der Digital Revolution, die Digitale Evolution werden wir wohl nicht so schnell erleben. Wobei spannend wäre es schon, wenn künstlich entwickelte Organismen neues Leben hervorbringen die ohne den Menschen eine eigene Entwicklung einleiten. Das werden wahrscheinlich Gäste aus dem Universum mal übernehmen.

Mit dem Corona Virus wurde eines aufgezeigt – Digitalisierung hat viele Möglichkeiten und bietet Chancen. Auf einmal findet Lernen für Schüler verteilt zu Hause statt, Online Plattformen ermöglichen den Austausch, die Aufbereitung von Lernstoff durch Lehrer und Professoren an Unis sowie die Präsentationsmöglichkeiten nehmen Gestalt an. Videos werden produziert, neuer Content geschaffen uvm.
Es wurde jedoch ebenso aufgezeigt, dass die Verfügbarkeiten von IT-Infrastruktur wichtig ist, denn wenn der Server im Hintergrund überlastet ist wird die Nutzung eines Online Portals auf einmal langsam oder funktioniert überhaupt nicht mehr. Die Bandbreite der Internetleitung durch die vielen gleichzeitigen Nutzer wird ebenso relevant. Weiters fehlt es oft an Technik oder es wurde gar zu sehr in fixe Arbeitsplätze wie PCs und Macs investiert und zu wenig in mobile Einheiten. Das #Homeoffice wurde zum Teil bei Unternehmen verbannt, zuletzt durch die CO2 Diskussion wieder mehr zum Thema gemacht. Das Vertrauen und soziales Miteinander oft diskutiert – denn wenn Kollegen im Homeoffice sind, dann kann ich nicht schnell rüber in deren Büro gehen und mich unterhalten, sondern muss vorher checken ob der Kollege verfügbar ist, einen Chat, ein Video oder einen Anruf starten. Die Wahrheit liegt wie so oft in der Mitte nämlich im Mittelmaß und vorallem im Lernen eine digitale Kultur und ein digitales Miteinander aufzubauen. Sich zu treffen ist vielleicht Klebstoff für das Miteinander, die Videositzung vielleicht der Fokus wichtiges zu besprechen, der Chat die richtigen Fragen zu stellen.
Der richtige Mix zwischen persönlichen Treffen, der Online Zusammenarbeit und die Vorstellungskraft Dinge zu verändern und auszuprobieren macht es aus. Die Begriffe wie Disruption zeigen es ja auf wie digitale Revolution funktioniert.

5. Wieviel Technik braucht es?
Wie heißt es Neudeutsch – es kommt auf den Scope drauf an. Vom grundsätzlichen gibt es gut strukturiert die Bestandteile beim BSI nachzulesen (https://www.zdnet.de/88377274/bsi-veroeffentlicht-sicherheitsanforderungen-fuer-smartphones/ und https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/technischerichtlinien_node.html)

Den passenden Scope zu setzen ist eine Herausforderung, da sich Anforderungen binnen Monaten ändern können. Wie weit denkt man also nach vorne? Wieviel Invest wird in die Prozessautomatisierung gesteckt? Wie wird das Spannungsverhältnis Anwenderfreundlichkeit zu Sicherheit gesetzt? Wieviel in Hardware? Wie rechnet man den Return on Invest?

Die Fakten von Verschlüsselung der Daten, der Datenübertragung und die Autorisierung ob ein Anwender Zugriff hat oder nicht, sei es über zwei Faktoren wie ein Code + Username und Kennwort sind “must haves”. Der gesicherte Zugriff auf Dokumente am Firmenserver ist mit Sicherheit zuwenig, denn diese Dokumente werden lokale am mobilen Gerät gespeichert, dort verarbeitet und müssen umfangreich geschützt werden – das verlangt alleine die DSGVO schon. Wenn dann Anwender zum Punkt kommen, dass das Arbeiten nicht angenehm ist, eine andere App benötigt wird, diese dann kurzerhand bereitgestellt wird, dann sieht es sehr oft mit der Sicherheit schlecht aus.

Technisch gesehen gibt es für alles eine Lösung, die Frage dabei ist immer die Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Anwenderfreundlichkeit. Ebenso ist es eine Frage der Strategie und des Mutes ob man Mitarbeitern Produktivität mit neuen Mitteln zutraut und ebenso Geschäftsmodell hinterfragt.

6. Sind die Mitarbeiter nun produktiv?
Wie schafft man es produktive Mitarbeiter zu erhalten? Dies hat immer mit dem Mut zur Investition und Veränderung zu tun. Warum? Wenn man das beste Notebook oder iPad oder Android Tablet kauft, werden schnell mal 1500 Eur ausgegeben. Dann wird noch ein Zugriff auf die Firma drauf gepackt, E-Mails können dann noch abgerufen werden und im besten Fall gibts noch eine Business App oben drauf. Man sollte sich lieber mal die Frage stellen, ob die IT-Mittel die man im Unternehmen einsetzt das Potential haben überhaupt einen Gewinn der Investition abzuwerfen.
Die strategische Investition muss sich am Ende rechnen und sollte ebenso den Platz für neue Chancen durch Digitalisierung bieten. Eine Antwort dazu erhält man kurzfristig durch den GENOA #MobileDigitalWorkplace Check https://www.genoa.at/de/services/genoa-mobiledigitalworkplace-check/.
Ach und bevor ich es noch vergessen die Hierachie Mitarbeiter und Chef gibt es ja nicht mehr sondern wir nennen es heute #TopTeam und #EmployerBranding.

7. Wurde die Situation durch AdHoc Arbeitsplätze zu Hause verbessert und gelöst?
Mit Sicherheit nicht, doch es wurde ein Anfang gemacht. Es wurde gehandelt und Maßnahmen gesetzt wie die Freischaltung von VPN Zugriffen, Einrichtung von Software für die Nutzung von Unternehmensdaten. Die Sicherheit für Daten, deren Verarbeitung und die Einfachheit für Mitarbeiter sind noch offene Baustellen. In Notsituationen wird viel durch Anwender akzeptiert und die Angst kann eine treibende Kraft sein mit schlechten Mitteln zu arbeiten. Stattdessen darf ruhig ein Innovationsprozess eingeleitet werden der Freude für alle Beteiligten schafft.

8. Wie sicher und DSGVO konform sind nun Ihre Daten?
Spannende Frage die jeder nur für sich beantworten kann, Studien gibt es dazu kaum. Der Allianz Risk Barometer 2020 weist auf jeden Fall das Cyber Security Risk als hohes TOP Thema aus. https://www.allianz.at/de_AT/presse/presseaussendungen/pa-risk-barometer.html
Leichtfertig sollte man auf jeden Fall mit seinen Daten nicht umgehen sondern bewusst.

9. Lernen wir daraus?
Das bleibt noch abzuwarten und hängt davon ab, wie einschneidend die Erlebnisse zu Corona werden. Als Optimist sehe ich den Menschen als Überlebenskünstler, das hat uns ja die Evolution mitgegeben und daher ist davon auszugehen, dass wir uns mit dem #MobileDigitalWorkplace weiterentwickeln werden.

10. Wie sieht der nächste Schritt aus?
Mit den Versäumnissen der Vergangenheit darf nun aufgeräumt werden und konkrete Potentialanalysen sind eine sehr gute Möglichkeit, um festzustellen wie man die wirtschaftliche Performance steigern kann – ob im bestehenden oder neuen Geschäftsmodell.

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